1.专人对上级来文进行清点、签收、盖章。

2.登记文件题目、文号、密级等级等信息。

3.对文件进行编号及分类整理，送学校办公室主任审阅后，分送相关校领导批阅。

4.根据领导批示意见，分发文件或者通知相关部门阅文，同时做好登记。

5.机要文件当日收回机要室，避免机要文件滞留在外。

6.按照档案馆存档要求，将所有需要留存的文件分类、编号、录入、装订后存档。

7.将待清退文件收齐、分类、整理后，送上级指定地点销毁，清退时防止文件遗失。